財務共享中心財務機器人應用

        實施背景

        傳統(tǒng)企業(yè)運營模式正面臨IT新技術的挑戰(zhàn)，新技術的運用對傳統(tǒng)的企業(yè)管理人員甚至員工帶來了巨大的沖擊，大數(shù)據(jù)技術、人工智能、機器人流程自動化（RPA）等已廣泛服務于各行業(yè)。機器人流程自動化（RPA）在各事務所及咨詢機構中成為推廣用于解決大量標準化和有明確規(guī)則的重復工作的最佳方案。RPA極大的降低人工成本、提高工作效率和工作質(zhì)量。近些年，隨著企業(yè)業(yè)務的多元化、企業(yè)分布的多地化、新興技術的高速發(fā)展，財務共享服務中心即FSSC應運而生。財務共享服務中心FSSC的有著規(guī)范統(tǒng)一會計記錄、節(jié)約系統(tǒng)和人工成本的優(yōu)點，但隨之也帶來了財務人員容易脫離業(yè)務、人工成本不降反升、離職率升高等缺點。RPA正可以在財務共享中心里發(fā)揮優(yōu)勢，代替人工完成重復標準化勞動，將財務人員從與業(yè)務脫離的低技術重復勞動中解脫出來，也為財務管理中深入剖析運營狀況提供全面的數(shù)據(jù)支持。

        中國大唐資本控股有限公司是中國大唐集團有限公司二級子公司，在大唐集團金融板塊內(nèi)擔負投資、融資等重要職責。其業(yè)務具有多牌照、個性化的鮮明特點，隨之給財務工作帶來點多面廣、產(chǎn)品與經(jīng)營模式靈活多變、業(yè)務系統(tǒng)多等管理困難。公司根據(jù)自身業(yè)務特點結合已有的軟件系統(tǒng)，搭建了業(yè)財結合、多維一體的財務共享中心平臺。財務共享中心建立之初就確立了以業(yè)財數(shù)據(jù)整合和提供專業(yè)的財務數(shù)據(jù)為基礎，實現(xiàn)為領導提供決策支持，推動企業(yè)的標準化，和成為企業(yè)高素質(zhì)財務人才基地的三個目標。

        財務共享中心平臺也由于以上企業(yè)特點，在搭建完成后出現(xiàn)了部分系統(tǒng)銜接不完善，業(yè)財對接系統(tǒng)中未形成閉環(huán)的問題，大量系統(tǒng)與系統(tǒng)，單據(jù)與單據(jù)的重復核對工作，極大降低了財務共享中心的工作效率，也給財務部由記賬會計向管理會計的轉變造成了阻礙。信永中和管理咨詢團隊從共享中心運營模式中的流程、人員和管治三個關鍵維度入手，詳細梳理，使之與業(yè)務需求契合。通過調(diào)研訪談、原始資料收集、專題研討會等多種方式剖析現(xiàn)行流程中的問題，從管理層的核心需求和財務人員降低工作量的愿望出發(fā)，與企業(yè)管理人員和財務人員共同探討改進辦法和查找提升點，尋求從管理制度、業(yè)務流程、崗位職責和組織架構上優(yōu)化財務共享中心整體運作。信永中和共享中心咨詢團隊為大唐資本控股有限公司財務共享中心設計符合共享中心管理特點的各項制度，涵蓋了組織管理制度、流程管理制度、服務管理制度、財務規(guī)章制度等多個方面。

        大唐資本控股有限公司有著點多面廣、產(chǎn)品和營業(yè)方式靈活多變，業(yè)務和財務系統(tǒng)繁多復雜，財務人員不足和年輕化等難點。調(diào)研過程中，財務人員普遍反映，日常工作量大、重復性核對工作多，同個數(shù)據(jù)在不同單據(jù)間反復粘貼。信永中和集團大數(shù)據(jù)支持部團隊自收到反饋意見起，便從各類業(yè)務流程入手，結合崗位職責劃分，從重復工作量大，人工效率低的關鍵點著手，提出了多個解決方案，讓RPA（機器人流程自動化）參與到共享中心日常工作中，銜接起業(yè)務中各人工環(huán)節(jié)，整體提高財務共享中心運作水平。

        實施方式

        一、 國債逆回購流程（銀行流水核對RPA、填寫原始憑證RPA、逆回購臺賬生成RPA）

        業(yè)務背景：企業(yè)開展國債逆回購業(yè)務，每周均有多筆業(yè)務發(fā)生。會計在取得銀行流水后，與財務共享中心系統(tǒng)中的業(yè)務記錄進行核對，一一對應編制國債逆回購臺賬（包含本金、起止日期、利率等信息）并計算出利息金額，再編制原始憑證和記賬憑證。業(yè)務結束，國債贖回核對國債逆回購臺賬和利息金額，并編制相應的原始憑證和記賬憑證。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，每月財務人員需根據(jù)臺賬計算日均利息、資金閑置率等數(shù)據(jù)供資金月報分析。目前以上操作均由財務人員線下完成，原始憑證要逐筆手工編制，企業(yè)財務反映核對銀行流水、編制臺賬和計算各項資金指標等工作花費大量的時間完成。

        RPA（機器人流程自動化）功能：梳理業(yè)務流程后，RPA從具體以下四個方面入手，串聯(lián)起國債逆回購財務核算鏈條。

        1.         取代人工核對銀行流水。在需要人工大量反復核對銀行流水和業(yè)務記錄的步驟中，引入RPA協(xié)助，只需要會計將銀行流水和業(yè)務記錄導入程序，即可根據(jù)業(yè)務發(fā)生日期、金額等信息進行基本判斷，摘錄出與國債逆回購業(yè)務相關的流水，并進行逐一匹配，將判斷邏輯外的異常流水展示給會計，會計只需要對異常流水進行識別。

        2.         取代手工編制業(yè)務臺賬。每月會計需要根據(jù)當月的業(yè)務情況編制國債逆回購臺賬，并計算利息金額。編制臺賬時重復查詢核對各業(yè)務系統(tǒng)、銀行流水等信息。本操作RPA可借鑒上一步的結果，將業(yè)務記錄與核對好的銀行流水根據(jù)臺賬所需格式梳理、填入，并自動進行利息金額運算，會計僅需要核對和調(diào)整特殊情況的數(shù)據(jù)，就可以獲得完整的業(yè)務臺賬。

        3.         取代手工編制原始憑證。會計依據(jù)入賬要求，需要逐筆編制原始憑證，原始憑證信息均可在業(yè)務臺賬中查找，手工操作難度低、重復性高、耗時長。引入RPA，根據(jù)上一步生成的業(yè)務臺賬，自動將所需信息摘錄入原始憑證的固定模板中，一次操作生成全部原始憑證。

        4.         自動完成數(shù)據(jù)指標計算。依靠已經(jīng)完成的上述操作，完整的國債逆回購業(yè)務數(shù)據(jù)已在業(yè)務臺賬中，RPA只需要根據(jù)預先設計好的KPI計算出所需指標，會計就可以直接用于資金分析。

        RPA成效：整個國債逆回購業(yè)務鏈條，企業(yè)會計人員操作中需要多次從銀行流水、業(yè)務系統(tǒng)、共享中心系統(tǒng)中核對所需數(shù)據(jù)，各步驟均由人工操作，因此每部操作后仍需要再復核，重復勞動多、效率低、耗時長、錯誤率高。業(yè)務鏈條中，核算崗和資金崗均會參與到具體步驟操作，業(yè)務臺賬多次傳遞、使用，臺賬編制需要至少1人次一天的時間，由于耗時費事會計僅月底前集中完成，同時不同的崗位使用會根據(jù)需要編輯臺賬內(nèi)數(shù)據(jù)，造成一類業(yè)務在財務共享中心內(nèi)部未形成一份涵蓋所有數(shù)據(jù)內(nèi)容的臺賬。

        通過分析業(yè)務流程后，從關鍵數(shù)據(jù)入手，讓RPA參與到國債逆回購的整個業(yè)務鏈條，原本多人多次重復的工作，由RPA分部完成，整個操作步驟極大簡化，并大大減少了發(fā)生錯誤的可能，會計只需要進行檢查復核工作，從簡單低效的制表中解放出來，可以更多的專注于業(yè)務的分析和管理工作中。無論是銀行流水核對、編制業(yè)務臺賬還是數(shù)據(jù)指標計算，都只需要在導入基礎數(shù)據(jù)后，點擊RPA程序運行，3-5分鐘就可以把需要的數(shù)據(jù)表格準備好 ，隨時發(fā)生時時編輯臺賬。

        二、自動填報稅務報表流程（稅務申報表填入RPA）

        業(yè)務背景：企業(yè)已完成財務共享中心系統(tǒng)的建設，連接外部的百望稅務軟件和內(nèi)部財務用友系統(tǒng)，實現(xiàn)稅務與業(yè)務的數(shù)據(jù)對接，可直接在共享中心系統(tǒng)中完成認證、開票等操作，月底可直接根據(jù)發(fā)票認證和開票數(shù)據(jù)生成稅務報表，但仍需要會計將稅務數(shù)據(jù)手工填入各地稅務申報系統(tǒng)中。企業(yè)在北京、上海、天津均有子公司，因此每月會計需要進入不同地區(qū)的稅務軟件中，分別填報各子公司的申報數(shù)據(jù)，且由于財務共享中心生成的稅務報表無法直接填入稅務申報系統(tǒng)，導致會計并未采用自動生成的稅務報表，而仍然是傳統(tǒng)的手工取數(shù)、調(diào)整和填報。

        RPA（機器人流程自動化）功能：RPA機器人可根據(jù)財務共享中心系統(tǒng)生成的稅務報表，直接完成從登錄到申報的各項填報操作，在申報過程中可按照各表數(shù)據(jù)，準確填報入稅務系統(tǒng)中的各申報位置中，且自動打開和保存各張申報表，過程中無需人參與操作。

        RPA成效：企業(yè)原本設計財務共享中心系統(tǒng)的時候預想創(chuàng)建一個完整的稅務閉環(huán)，幫助會計人員準確的進行申報，避免人為錯誤發(fā)生，但是由于軟件的限制，無法在最終的稅務申報過程中填報數(shù)據(jù)，導致前面的稅務報表被會計廢棄，未發(fā)揮出應有的作用。

        原本財務人員手動計算，逐表逐數(shù)填入稅務申報系統(tǒng)，單一家子公司當月填報就需要至少半小時時間。引入RPA后，完成一家公司從登錄到填報僅需要10分鐘，不但提高工作效率，還完善企業(yè)原有的稅務系統(tǒng)鏈條，銜接起企業(yè)的系統(tǒng)與稅務申報系統(tǒng)，減少人為填報錯誤的可能，簡化會計申報的操作。即使在多地的稅務系統(tǒng)中填報，也不存在對稅務申報軟件不熟悉，耗費填報時間的問題。

        三、傭金交易流程（傭金確認單生成RPA）

        業(yè)務背景：企業(yè)在建設財務共享中心系統(tǒng)中，業(yè)財對接未匹配完善，在保險傭金確認業(yè)務中仍需要業(yè)務部門與財務部門之間手工單據(jù)的往返傳遞。財務部每月根據(jù)財務共享中心系統(tǒng)中的傭金交易記賬明細填寫傭金確認單，交給業(yè)務部門逐筆確認，業(yè)務部門填入具體的開票信息傳遞給財務部，由財務人員核對后開具發(fā)票并編制記賬憑證。每月保險傭金確認筆數(shù)多，涉及開票數(shù)量大，業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)不銜接，手工編制單據(jù)往返傳遞降低了財務工作效率。

        RPA（機器人流程自動化）功能：評估企業(yè)財務共享中心系統(tǒng)的建設情況，業(yè)財對接的匹配仍在建設中，該業(yè)務未來會整體納入業(yè)財對接的鏈條中，提出了為企業(yè)解決短期問題的具體方案，RPA從手工單據(jù)的編制入手。會計從共享系統(tǒng)中導出傭金交易記錄，導入RPA中，RPA生成按照交易公司名稱、金額等信息分類的傭金確認單，并按照企業(yè)格式要求，生成逐筆填入詳細金額的確認單。

        RPA成效：企業(yè)會計每月需要填寫30至50份傭金確認單，原本需要大量時間根據(jù)傭金交易記錄，匯總、計算、填寫傭金交易確認單，重復性強且易出錯。RPA可通過預設邏輯，直接完成傭金確認單的分類填寫，5分鐘時間完成單據(jù)生成。節(jié)約會計工作時間，提高整個傭金確認業(yè)務環(huán)節(jié)的效率。RPA在該業(yè)務鏈條的參與和應用，快速解決了企業(yè)系統(tǒng)匹配不完善問題，獲得企業(yè)的認可。

        財務機器人價值

        在大唐資本控股有限公司財務機器人案例中，信永中和集團大數(shù)據(jù)支持部團隊接觸到企業(yè)共享中心建立中的實際情況，在與企業(yè)面對面溝通中了解到財務人員實際操作中的“痛點”，幫助企業(yè)梳理和分析解決方案，對癥下藥在共享中心的整體操作環(huán)境中嵌入單個RPA，幫助企業(yè)完成業(yè)務流程的閉環(huán)操作，提高財務共享中心的核算質(zhì)量。不同于財務訂制系統(tǒng)，單個RPA開發(fā)周期短，可快速給企業(yè)提供解決方案，迅速有效的根據(jù)企業(yè)要求做出反應，填補財務軟件及系統(tǒng)中的缺失。

財務共享中心是企業(yè)財務人才培養(yǎng)基地，財務人員的職業(yè)規(guī)劃都是從傳統(tǒng)的“核算財務（共享財務）”到“業(yè)財融合的業(yè)務財務”，再到對企業(yè)提供決策、分析、管理的“管理財務”轉型。RPA的使用讓財務人員擺脫傳統(tǒng)“伏案作業(yè)”，從日常繁瑣的記賬、對賬等工作中解脫出來，盡可能地靠近業(yè)務前端，了解業(yè)務前端，結合共享中心提供的各類指標數(shù)據(jù)及BI分析結果，成為公司領導決策的好幫手。更好突出了“企業(yè)財務人才培養(yǎng)”職能歸集到財務共享中心的優(yōu)點，達到為企業(yè)管理輸出懂業(yè)務通財務人才的目的，提高財務人員綜合競爭力。